Nem olyan régen egy rövid felhívásra lettem figyelmes az egyik közösségi platformon: stratégia bevezetésére egy szervezetfejlesztési program megvalósítása. Sok információval nem szolgált a bejegyzés, de felkeltette az érdeklődésemet, ezért írtam egy privát üzenetet a bejegyzés írójának. Pár napon belül egy rövid telefonos egyeztetésre is sor került és utána kaptam egy e-mailt is a feladatról. Azt kell, hogy mondjam: minden alkalommal az volt az érzésem, hogy a megbízó sem tudja mit szeretne. Ez természetesen nem negatívum, hanem egy olyan kérdéskör, ami megoldásra vár.
Nyilván szervezetfejlesztőként erre tudnom kell reagálni, de mialatt készítettem az árajánlatomat, folyamatosan erősödött bennem a tudat, hogy igazából nem kaptam elég támpontot arról, hogy mi az elképzelés.
Tényleg olyan nehéz megfogalmazni a célunkat, az elképzelésünket?
Igazából „nem” lenne a válasz erre, mégis azt kell, hogy belássam, sok esetben nehézségekkel néz szembe, aki annyit tud egyelőre: szervezetfejlesztésre van szüksége. Az ő oldaláról szemlélve ezt a helyzetet, csak úgy záporozhatnak a kérdések ilyenkor:
- mire van szükségem igazából?
- mi is az a szervezetfejlesztés?
- milyen szolgáltatásokat tud nyújtani egy szakértő?
- milyen rendelkezésre állást kérjek a szakértőtől?
- milyen formában dolgozzunk együtt?
- mennyi időt tudok erre megbízói oldalon szánni?
- mekkora az a pénzügyi keret, amit a szervezetfejlesztésre szánni tudok?
- milyen eszközökre, módszerekre van szükségem?
- …
A sor majdnem végeláthatatlan. Ha nagy a tanácstalanság vagy az elképzelés még nem kiforrott, akkor igazából két út közül lehet választani:
- Kutatómunkába kezdünk az internet segítségével.
- Segítséget kérünk valamilyen formában valamely platformon, fórumon.
Valahol ez a megbízó a második utat választotta, de nem került közelebb a megoldáshoz. Az elutasító üzenetében részemre csak annyit tudott írni, hogy mást választott. De vajon mi alapján döntött?
Nem élem meg kudarcként az elutasítást, hiszen a honlapomon annyi információt adok a munkámról, ami a kezdeti szakaszban eligazít. Felesleges időráfordításként sem tekintek arra a szakmai koncepcióra, amit az árajánlatomban felépítettem, mert éppen ebből kifolyólag született meg a Szalai projekt új szolgáltatása a Montázs program alapozó ötlete. Visszatérve még egy kicsit erre a szituációra. Azt állítom, hogy
Egy szervezetfejlesztési igényt ugyanúgy meg lehet fogalmazni, mint egy kommunikációs ügynökség felé intézett elképzelést, vagy egy marketingkampány kivitelezésére irányuló megbízást.
Az előkészítés itt is időigényes, de megéri.
Mire érdemes figyelni a brief alatt?
A brief lényege, hogy informál és közben eligazít. Projektmenedzserként számos beszerzési eljárást bonyolítottam. Mindegyiknek sarkalatos pontja volt a szakmai tartalom, azaz a pontos feladat, aminek a megfogalmazása sosem állt meg abban a készültségben, amit elsőre gondoltunk róla.
Az első lépés a saját oldalunkról látott feladat meghatározása, a második lépés az ajánlattevő oldalának elképzelése, a felmerülő kérdések előre megválaszolása.
Az első lépés még aránylag egyszerű, a másodikhoz pedig egy sorvezető lesz segítségünkre, amit röviden SMART-nak nevezünk. Legfőképpen egy projekt céljainak meghatározásához használjuk, de ebben a szituációban is hasznos, hiszen arra van szükség egy brief készítésénél, hogy elinduljunk az elképzelés (cél) megfogalmazásában. Nézzük mit rejtenek a betűk:
- Specific – Specifikus: Az elvárás definiálása. Ha túl általános, akkor igazából nem lehet tudni, honnan hova szeretnénk eljutni. Nem mindegy, hogy szervezeti kultúrát szeretnénk fejleszteni, vagy gazdasági növekedést akarunk elérni. Más és más prioritásokat igényelnek ezek a területek, de természetesen a kapcsolódási pontjaikról sem szabad megfeledkezni. Mindenesetre tisztázzuk mi az elsődleges stratégiai cél és ennek égisze alatt milyen aktivitásra van szükség.
- Measurable – Mérhető: Az előrehaladást csak akkor lehet értékelni, ha megfogalmazunk objektív eredményeket. Például amikor a munkahelyi elégedettséget felmérjük, akkor statisztikával alátámasztott képet kapunk többek között a munkakörülmények megfelelőségéről, a munkakorálról, a fejlődési lehetőségekről. Az így kapott értékek pozitív mérlegelési irányba való elmozdítása már célként meghatározható, körvonalazódik a honnan hova kérdéskör.
- Achievable – Elérhető, megvalósítható: Lehetetlen elvárásokat felesleges kialakítani, demoralizálhatja az együttműködéshez való hozzáállást. Tipikus probléma szokott lenni a rosszul megszabott határidő, a túl nagy mértékű változtatási arányszám, a szervezeti kultúrához képest teljesíthetetlen elvárás.
- Relevant – Releváns (téma/ probléma szempontjából): Az elvárásokhoz kapcsolódóan pontosítani kell mit kérünk a szervezetfejlesztőtől, azaz az együttműködés kereteire mindenképpen kell javaslatot tenni.
- Time-bound – Határidőhöz kötött: Ahhoz, hogy egy szervezetfejlesztési program összeállításra kerüljön az időtényező nélkülözhetetlen. Nem mindegy, hogy a céloknak 2 hónapon belül kell teljesülni vagy 1 év alatt.
Ha ezeket mérlegeljük, akkor már sokkal konkrétabb elképzelésekkel tudjuk a megfelelő szervezetfejlesztőt felkutatni és megbízni. Az így összegyűjtött gondolatokat most már „csak” formába kell önteni. Az alábbi vázlatpontok ebben segítenek:
- Megbízó bemutatása: története, tevékenységi köre, kontaktszemély;
- Megbízás oka: lásd „Specifikus” kritérium szerint megfogalmazott elvárások;
- Megbízás célja: mi a kiindulópont és hova kell eljutni, lásd „Mérhető” kritériumban meghatározott célok;
- Együttműködés kiindulópontja: a megbízó részéről biztosítható rendelkezésre állás, elképzelések a szervezetfejlesztési eszközök alkalmazhatóságáról (például preferáltabb egy workshop egy tréningnél), lásd „Releváns” kritérium;
- Célcsoport meghatározása: kikre irányul a szervezetfejlesztés közvetlenül és közvetve, ez szintén a „Specifikus” kritériumból származtatható;
- Pozicionálás: milyen alapvető stratégiai célokat kell, hogy támogasson a fejlesztés;
- Időzítés: milyen időkorlátok között kell megvalósítani a programot, amikor már az eredmények mérhetőségéről kell számot adni;
- Egyéb: minden fontosnak vélt információ, amely irányt adhat egy szakmai koncepciónak.
Ha a bizonytalanság nem halványulna, akkor is van megoldás. A Szalai projekt szervezetfejlesztési programjai ebben is tudnak segíteni.